Kalkulator kosztów obsługi IT —sprawdź ile zapłacisz za miesiąc

Wpisujesz w wyszukiwarkę: „ile kosztuje obsługa informatyczna" — i dostajesz odpowiedź: „Zadzwoń po wycenę." Żadna liczba. Żaden przedział. Kompletna próżnia informacyjna. Dla przedsiębiorcy planującego budżet na rok, to po prostu utrata czasu.

My robimy to inaczej. Poniższy kalkulator to pierwsze publicznie dostępne narzędzie do szacowania kosztów obsługi IT dla polskich MŚP. Oparty jest na realnych danych rynkowych i naszym wieloletnim doświadczeniu w obsłudze firm ze Szczecina, Polic, Stargardu i całego regionu zachodniopomorskiego. Używaj śmiało — to narzędzie jest całkowicie bezpłatne i nie wymaga rejestracji.

Dlaczego firmy IT ukrywają ceny?

Przeanalizowaliśmy strony internetowe ponad czterdziestu firm świadczących usługi outsourcingu IT w Polsce. Wynik był jednoznaczny: żadna nie publikowała konkretnego cennika. Powodów jest kilka i warto je rozumieć.

Po pierwsze — strach przed porównaniem. Jeśli klient widzi cenę, może ją zestawić z ofertą konkurencji. Firmy IT, które nie są pewne swojej wartości, wolą rozmawiać telefonicznie, gdzie mają więcej narzędzi do przekonania klienta. Po drugie — zróżnicowanie zakresu. Faktycznie cena zależy od dziesiątek zmiennych, co utrudnia publikowanie jednej liczby. Jednak to nie powód, by nie dawać żadnych przedziałów. Po trzecie — model sprzedaży oparty na rozmowie. Firmy wiedzą, że telefon to konwersja — klient, który zadzwonił, jest już zaangażowany.

Uważamy, że ta strategia szkodzi klientom. Przejrzystość cenowa to fundament zaufania w relacji B2B. Klient, który rozumie, za co płaci — jest partnerem, a nie ofiarą procesu sprzedaży. Dlatego stworzyliśmy ten kalkulator.

Kalkulator kosztów obsługi IT

Wypełnij pola poniżej i kliknij „Oblicz" — wynik pojawi się natychmiast. Wszystkie pola możesz modyfikować — kalkulator automatycznie pokazuje nowy przedział cenowy.

Co wpływa na cenę obsługi IT? 7 kluczowych czynników

Kalkulator upraszcza rzeczywistość do pięciu zmiennych. W praktyce na finalną cenę abonamentu IT wpływa znacznie więcej elementów. Oto siedem najważniejszych — warto je rozumieć przed rozmową z dostawcą.

• Liczba urządzeń końcowych — każdy komputer, laptop, tablet firmowy i drukarka sieciowa wymaga monitoringu, aktualizacji i potencjalnego wsparcia. To najważniejszy single driver ceny — stąd stawka per stanowisko jako baza.
• Liczba i typ serwerów — serwer fizyczny (on-premise) wymaga więcej pracy niż wirtualny w chmurze. Serwery produkcyjne z bazami danych SQL, ERP lub systemami kadrowymi mają wyższy priorytet i wymagają specjalistycznej administracji, co podwyższa stawkę.
• Wymagany czas reakcji SLA — zapewnienie reakcji w 2 godziny wymaga dyżurów i większej rezerwy kadrowej. Firma IT musi mieć zawsze dostępnych techników, co kosztuje. Dla biur z codzienną obsługą klientów SLA 2–4h jest uzasadnione; dla firm produkcyjnych lub magazynowych często wystarczy 8h.
• Liczba lokalizacji — każda dodatkowa lokalizacja to osobna infrastruktura sieciowa, osobne przełączniki, oddzielne konfiguracje VPN i potencjalne wizyty serwisowe. Obsługa trzech biur nie kosztuje tyle samo co obsługa jednego.
• Backup i disaster recovery — dobrze wdrożony backup w chmurze to jeden z najważniejszych elementów ochrony firmy. Obejmuje przechowywanie danych na serwerach zewnętrznych, automatyczne harmonogramy kopii i regularne testy przywracania. Bez działającego backupu jedno zdarzenie ransomware może oznaczać koniec działalności.
• Stan obecnej infrastruktury — firma, która przez lata nie aktualizowała systemów, ma nieuporządkowaną dokumentację i przestarzałe przełączniki, wymaga więcej pracy na wejściu i wyższego abonamentu utrzymaniowego. Dobry audyt wstępny pozwala to precyzyjnie wycenić.
• Lokalizacja geograficzna i czas dojazdu — obsługujemy firmy w całym regionie zachodniopomorskim. Warto wiedzieć: dojazd do klienta powyżej 15 km: 1,50 zł netto/km + 200 zł/h za czas dojazdu. Firmy w Szczecinie i okolicach do 15 km mają dojazdy wliczone w abonament.

Przykładowe wyceny dla różnych firm

Poniżej trzy realne scenariusze z szacunkowymi kosztami, wyliczonymi zgodnie z metodologią kalkulatora. Każdy scenariusz zakłada SLA 8 godzin, jedną lokalizację i backup w chmurze.

Dla porównania: etat jednego serwisanta IT to dla pracodawcy 10 000–16 000 zł miesięcznie łącznie z ZUS, benefitami i szkoleniami. Każdy z powyższych scenariuszy jest wielokrotnie tańszy — i daje dostęp do całego zespołu specjalistów, a nie jednej osoby.

Abonament vs. godzinowo — który model wybrać?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez firmy szukające po raz pierwszy obsługi IT. Oba modele mają swoje uzasadnienie — ale dla większości MŚP odpowiedź jest dość jednoznaczna.

Wniosek jest prosty: model godzinowy sprawdza się tylko dla firm, które potrzebują IT sporadycznie — raz na kilka miesięcy, do pojedynczych zadań. Jeśli masz regularną infrastrukturę do utrzymania, serwery, Microsoft 365, sieć firmową — abonament jest tańszy, bezpieczniejszy i daje spokój ducha.

Model hybrydowy (abonament na bazowy zakres + stawka godzinowa za nadmiar) to dobre rozwiązanie dla firm z sezonowym zapotrzebowaniem na IT lub podczas dużych projektów wdrożeniowych.

Co jest wliczone w abonament obsługi IT?

Kiedy pytamy firmy o ich oczekiwania, najczęściej słyszymy: „Chcemy mieć kogoś do zadzwonienia, jak coś nie działa." To tylko wierzchołek góry lodowej. Dobry abonament IT to znacznie więcej niż helpdesk. Oto co wchodzi w standardowy zakres usług DSX.PL:

• Helpdesk telefoniczny i zdalny — wsparcie dla każdego pracownika, od problemów z komputerem po konfigurację e-maila. Czas reakcji gwarantowany umownie.
• Wizyty na miejscu — dla spraw, których nie da się rozwiązać zdalnie. Dojazd do klienta powyżej 15 km: 1,50 zł netto/km + 200 zł/h za czas dojazdu. W Szczecinie i okolicach do 15 km — bez dopłat.
• Monitoring infrastruktury 24/7 — systemy automatycznie obserwują serwery, sieć, przestrzeń dyskową i dostępność usług. Alerty docierają do naszego zespołu zanim Ty zauważysz problem.
• Zarządzanie kopiami zapasowymi — konfiguracja, harmonogramowanie i regularne testowanie backupu. Backup, który nigdy nie był przetestowany, może nie działać w momencie gdy jest potrzebny.
• Aktualizacje i patch management — regularne aktualizacje systemu operacyjnego, oprogramowania i sterowników minimalizują ryzyko exploitów i podatności.
• Zarządzanie bezpieczeństwem — antywirus klasy enterprise, firewall UTM, filtrowanie DNS, zarządzanie uprawnieniami użytkowników i polityką haseł.
• Administracja Microsoft 365 / Google Workspace — dodawanie i usuwanie kont, konfiguracja poczty, Teams, SharePoint, licencje i zgodność z polityką bezpieczeństwa.
• Dokumentacja techniczna — szczegółowa dokumentacja infrastruktury, aktualizowana po każdej zmianie. Własność klienta — zawsze dostępna.

Podsumowanie

Kalkulator kosztów obsługi IT to tylko punkt startowy — ale ważny. Dzięki niemu możesz zanim zadzwonisz do nas ocenić, czy outsourcing IT mieści się w Twoim budżecie i jak zmienia się cena w zależności od wymagań SLA czy liczby lokalizacji.

Jeśli wynik kalkulatora był dla Ciebie zaskoczeniem (w górę lub w dół) — skontaktuj się z nami. Bezpłatny audyt IT zajmuje zwykle 30–45 minut i kończy się indywidualną wyceną uwzględniającą konkretnie Twój profil firmy. Obsługujemy Szczecin, Police, Stargard, Bezrzecze, Mierzyn, Dołuje, Dobrą i cały region zachodniopomorski.