- Obsługujemy Comarch ERP Optima, Symfonia, enova365, Płatnik i e-Deklaracje — instalacja, konfiguracja, aktualizacje, wsparcie
- KSeF wymaga specjalistycznej konfiguracji IT — pomagamy biurom rachunkowym przejść na e-faktury
- SLA skrócone do 1–2 godzin w krytycznych terminach podatkowych (VAT-7, CIT, PIT)
- Pakiety od 990 zł/mies. (Mikro-biuro, 3 stanowiska) do wyceny indywidualnej
- Dojazd powyżej 15 km od Szczecina: 1,50 zł netto/km + 200 zł/h za czas dojazdu
Specyfika IT w biurach rachunkowych
Biuro rachunkowe to środowisko IT zupełnie inne niż typowy urząd czy firma handlowa. Kluczowe oprogramowanie — systemy FK, kadry i płace, rozliczenia ZUS — jest wyspecjalizowane, wrażliwe na konfigurację i często krytycznie zależne od konkretnych wersji baz danych, sterowników i systemów operacyjnych. Błąd na poziomie IT może doprowadzić do niemożności wygenerowania deklaracji podatkowej, awarii bazy danych klientów lub utraty dostępu do archiwalnych dokumentów w trakcie kontroli.
Oprogramowanie, w którym się specjalizujemy
| Oprogramowanie | Zakres wsparcia IT | Technologia bazy danych |
|---|---|---|
| Comarch ERP Optima | Instalacja, konfiguracja SQL Server, aktualizacje, migracja baz danych, wsparcie przy problemach technicznych | Microsoft SQL Server 2014–2022 |
| Symfonia Finanse i Księgowość | Wdrożenie, konfiguracja stanowisk, integracja z Płatnikiem, wsparcie aktualizacji | Firebird / Microsoft Access |
| enova365 | Wdrożenie, konfiguracja wielostanowiskowa, administracja bazą danych, wsparcie techniczne | Microsoft SQL Server |
| Płatnik (ZUS) | Instalacja, aktualizacje, certyfikaty bezpieczeństwa, konfiguracja podpisów | Wbudowana baza danych |
| e-Deklaracje (MF) | Konfiguracja podpisu kwalifikowanego, aktualizacje certyfikatów, wsparcie techniczne | Aplikacja kliencka / web |
| KSeF (Krajowy System e-Faktur) | Integracja z systemami FK, konfiguracja uprawnień i certyfikatów, szkolenie personelu | API MF / integracja z FK |
Krytyczne okresy — kiedy awaria IT kosztuje najbardziej
W biurze rachunkowym nie ma "spokojnego tygodnia". Ale są okresy, gdy awaria IT może doprowadzić do katastrofy — niezłożonej deklaracji, kary dla klienta biura i poważnych konsekwencji prawnych. Oto kalendarz krytycznych terminów:
| Termin | Obowiązek | Konsekwencja awarii IT | Nasz SLA w tym czasie |
|---|---|---|---|
| Do 25. dnia każdego miesiąca | Wysyłka JPK_V7M / VAT-7 dla wszystkich klientów | Kara do 720 stawek dziennych za niezłożenie w terminie | 1–2 godz. |
| Do 31 marca każdego roku | CIT-8 — zeznanie roczne podatku dochodowego od osób prawnych | Odsetki i kary za zwłokę, odpowiedzialność karna skarbowa | 1–2 godz. |
| Styczeń — do 31.01 | PIT-4R, PIT-8AR (zaliczki na podatek pracowników) | Kary finansowe dla pracodawców-klientów biura | 1–2 godz. |
| Luty — do 28/29.02 | PIT-11, PIT-40A dla pracowników | Opóźnienie rozliczenia dla tysięcy pracowników klientów biura | 1–2 godz. |
| Kwiecień — do 30.04 | PIT-36, PIT-37, PIT-38 — zeznania roczne osób fizycznych | Niemożność złożenia PIT przez klientów, kary dla biura | 1–2 godz. |
| Zamknięcie roku (grudzień/styczeń) | Zamknięcie ksiąg rachunkowych, bilans, rachunek zysków i strat | Brak możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie | 1 godz. |
W ramach pakietów Standard i Duże Biuro skracamy czas reakcji SLA do 1–2 godzin w całym miesiącu, w którym przypadają powyższe terminy. Oferujemy też dyżur telefoniczny w soboty dla biur obsługujących dużą liczbę klientów.
KSeF a biura rachunkowe — rola obsługi IT
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym. Dla biur rachunkowych oznacza konieczność technicznego przygotowania — zarówno własnej infrastruktury IT, jak i systemów klientów. Nasze wsparcie obejmuje:
- Integracja systemów FK z API KSeF — Comarch Optima, enova365 i Symfonia posiadają moduły KSeF, ale wymagają specjalistycznej konfiguracji certyfikatów i uprawnień w MF
- Konfiguracja tokenów i uprawnień dostępu — biuro rachunkowe jako uprawniony podmiot musi być poprawnie skonfigurowane w systemie KSeF dla każdego klienta oddzielnie
- Zarządzanie certyfikatami kwalifikowanymi — wygasające certyfikaty blokują wysyłkę faktur; monitorujemy terminy ważności i przypominamy z wyprzedzeniem
- Szkolenie pracowników z obsługi KSeF — warsztaty praktyczne dla personelu biura rachunkowego
- Archiwizacja faktur KSeF — faktury przechowywane na serwerach MF przez 10 lat, ale lokalna kopia i integracja z systemem FK jest rekomendowana
Podpis kwalifikowany — wdrożenie i zarządzanie
Każde biuro rachunkowe potrzebuje podpisów kwalifikowanych do wysyłki deklaracji podatkowych (e-Deklaracje), dokumentów ZUS, sprawozdań finansowych i obsługi KSeF. W praktyce oznacza to zazwyczaj kilka do kilkunastu certyfikatów dla różnych pracowników biura i osób uprawnionych klientów.
Usługa zarządzania podpisami kwalifikowanymi DSX.PL obejmuje:
- Doradztwo przy wyborze dostawcy — Certum, SZAFIR, SimplySign, Eurocert — każdy ma inne zalety dla biura rachunkowego
- Zakup i aktywacja certyfikatów — obsługujemy cały proces formalnoprawny
- Instalacja i konfiguracja na stacjach roboczych — sterowniki kart, oprogramowanie do składania podpisów, integracja z FK
- Monitoring terminów ważności — alert 60/30/7 dni przed wygaśnięciem certyfikatu
- Odnowienie certyfikatów — procedura odnowienia bez przerwy w działalności
- Szkolenie pracowników — jak bezpiecznie używać podpisu kwalifikowanego i chronić klucz prywatny
Bezpieczeństwo danych klientów — RODO w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe przetwarza szczególnie wrażliwe dane osobowe i finansowe dziesiątek lub setek klientów — osób fizycznych i prawnych. Jest to jedna z kategorii działalności o najwyższym ryzyku RODO. Skutki naruszenia bezpieczeństwa danych mogą być katastrofalne: utrata wszystkich klientów, kary UODO i odpowiedzialność cywilna.
Techniczne wymagania RODO dla biura rachunkowego, które wdrażamy:
- Szyfrowanie dysków na wszystkich stacjach roboczych — BitLocker lub VeraCrypt zapobiega wyciekom danych przy kradzieży sprzętu
- Kontrola dostępu do danych klientów — każdy pracownik widzi tylko dane klientów, za których jest odpowiedzialny
- Szyfrowane połączenie VPN dla pracowników zdalnych — praca z domu z zachowaniem bezpieczeństwa danych
- Backup z szyfrowaniem AES-256 — kopie zapasowe baz danych FK i dokumentów klientów
- Zarządzanie hasłami i MFA — wieloskładnikowe uwierzytelnianie dla systemów z dostępem do danych klientów
- Dokumentacja RODO — pomoc przy prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania (RCP) i umów powierzenia
- Monitoring zagrożeń — wykrywanie prób nieautoryzowanego dostępu do systemów
Co oferuje DSX.PL biurom rachunkowym — 10 usług
Stworzyliśmy pakiet usług IT dedykowany biurom rachunkowym, uwzględniający specyfikę tej branży i wymagania prawne. Oto co wchodzi w nasz abonament:
- Helpdesk dedykowany dla biur rachunkowych — specjaliści znający Comarch, Symfonię i enova365 bez wyjaśniania podstaw
- Zarządzanie oprogramowaniem FK — aktualizacje Comarch Optima, Symfonii i enova365 w terminach bezpiecznych dla bieżącej pracy
- Administracja serwerem baz danych — Microsoft SQL Server, optymalizacja wydajności, backup baz FK
- Zarządzanie podpisami kwalifikowanymi — monitoring ważności, odnowienie, konfiguracja dla wszystkich użytkowników
- Wsparcie KSeF — konfiguracja, integracja, bieżące wsparcie techniczne
- Backup danych klientów — codzienna kopia zapasowa baz FK, reguła 3-2-1, test odtwarzania co kwartał
- Bezpieczeństwo zgodne z RODO — szyfrowanie, VPN, kontrola dostępu, dokumentacja
- Monitorowanie i aktualizacje systemów — Windows, oprogramowanie antywirusowe, krytyczne łatki bezpieczeństwa
- Zarządzanie siecią i drukarkami — konfiguracja sieci, drukarki fiskalne, połączenia z zewnętrznymi systemami
- Priorytetowe SLA w terminach podatkowych — czas reakcji 1–2 godziny w krytycznych dniach roku podatkowego
Cennik — pakiety IT dla biur rachunkowych
Wszystkie ceny podane są w złotych netto miesięcznie. Do kwot doliczamy VAT 23%. Dojazd do biur powyżej 15 km od Szczecina: dopłata 1,50 zł netto/km.
- Helpdesk zdalny (pon–pt 8–18)
- Wsparcie Comarch / Symfonia / enova365
- Zarządzanie podpisem kwalifikowanym (1 szt.)
- Backup baz danych FK (codziennie)
- Aktualizacje systemu i antywirusowe
- SLA: 4 godz. (2 godz. w terminach VAT/CIT/PIT)
- 1 wizyta na miejscu / miesiąc
- Administracja serwerem SQL
- Wsparcie KSeF
- Helpdesk zdalny + telefoniczny 24/7
- Pełne wsparcie Comarch, Symfonia, enova365
- Zarządzanie podpisami kwalifikowanymi (do 5 szt.)
- Wsparcie KSeF — konfiguracja i bieżąca obsługa
- Administracja SQL Server
- Backup z szyfrowaniem (bazy FK + dokumenty)
- Szyfrowanie dysków (RODO)
- VPN dla pracy zdalnej
- SLA: 2 godz. (1 godz. w krytycznych terminach)
- Wszystko z pakietu STANDARD
- Dedykowany opiekun IT dla biura
- Nielimitowane podpisy kwalifikowane
- Dyżur IT w soboty w sezonie podatkowym
- Compliance RODO — pełna dokumentacja
- Audyt bezpieczeństwa co 6 miesięcy
- Szkolenia dla pracowników
- SLA: 1 godzina przez cały rok
- Raportowanie miesięczne KPI
Zabezpiecz swoje biuro rachunkowe przed awarią IT
Bezpłatny audyt IT Twojego biura + rekomendacje + wycena pakietu w 24 godziny. Bez zobowiązań, bez ukrytych kosztów.
- Audyt bezpłatny
- Znamy Comarch i Symfonię
- SLA w terminach podatkowych
- Cały region zachodniopomorski
Potrzebujesz wsparcia IT dla swojej firmy?
Bezpłatna konsultacja — sprawdź czy outsourcing IT jest dla Ciebie.