Obsługa IT dla kancelarii prawnych i notariuszyBezpieczeństwo, e-podpis, zarządzanie dokumentami

Specyfika IT w kancelarii prawnej — poufność danych klientów

Kancelaria prawna to jeden z najbardziej wymagających środowisk dla dostawcy IT. Nie dlatego, że infrastruktura jest technicznie skomplikowana — często jest stosunkowo prosta: kilka komputerów, serwer plików lub NAS, oprogramowanie prawnicze i e-podpis. Trudność polega na tym, że każdy bajt danych przechowywanych w kancelarii jest objęty tajemnicą zawodową.

Tajemnica adwokacka (art. 6 Prawa o adwokaturze) i tajemnica radcy prawnego (art. 3 ustawy o radcach prawnych) są bezwzględne — nie można się od nich uchylić nawet na żądanie sądu. Co to oznacza w praktyce IT? Każdy, kto ma dostęp do systemów kancelarii — w tym firma IT — staje się stroną zobowiązaną do zachowania poufności. Wybór partnera IT to decyzja nie tylko techniczna, ale prawna i etyczna.

Oprogramowanie prawnicze — jakie obsługujemy

Polskie kancelarie używają zróżnicowanego oprogramowania — od wyspecjalizowanych systemów zarządzania sprawami, przez bazy prawa, po dedykowane rozwiązania dla konkretnych typów kancelarii (komornicze, adwokackie, notarialne). DSX.PL obsługuje je wszystkie.

Kluczowa zasada: nie zmuszamy kancelarii do zmiany oprogramowania. Pracujemy z tym, co masz — i dbamy, żeby działało sprawnie, było aktualne i bezpieczne. Jeśli planujecie migrację na nowe oprogramowanie, DSX.PL przeprowadzi ją bezpiecznie, z pełnym zachowaniem historii spraw i dokumentów.

Podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna — wdrożenie i wsparcie

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś tak samo wiążący jak podpis odręczny — a w sądowych systemach e-Doręczeń i ePUAP jest niezbędny. Dla prawnika oznacza to, że sprawność techniczna podpisu ma bezpośredni wpływ na terminowość składania pism.

Co obejmuje wdrożenie e-podpisu przez DSX.PL

• Dobór centrum certyfikacji — Certum (Asseco), KIR SimplySign, Sigillum (PWPW) — różne cenniki i funkcje, pomagamy wybrać odpowiednie do profilu kancelarii
• Instalacja sprzętu i oprogramowania — czytnik kart kryptograficznych, sterowniki, aplikacja do składania podpisu (Szafir, Certum PinPad)
• Integracja z oprogramowaniem kancelarii — podpisywanie dokumentów bezpośrednio z Currenty, Sądowej Kancelarii, Microsoft Word, Adobe Acrobat
• Konfiguracja e-Doręczeń — skrzynka doręczeń elektronicznych zintegrowana ze środowiskiem pracy kancelarii
• Pieczęć elektroniczna kancelarii — dla spółek adwokackich i kancelarii radcowskich: konfiguracja pieczęci kwalifikowanej
• Szkolenie dla wszystkich prawników w kancelarii — praktyczne warsztaty z podpisywania, weryfikacji i archiwizacji podpisanych dokumentów

Bezpieczne przechowywanie dokumentów — DMS, szyfrowanie, kontrola dostępu

Kancelaria prawna to środowisko o wyjątkowo dużej liczbie dokumentów — akta spraw, pisma sądowe, umowy, pełnomocnictwa, dokumenty klientów. Zarządzanie nimi w sposób bezpieczny, z możliwością szybkiego wyszukania i ścisłą kontrolą dostępu to fundament sprawnego i bezpiecznego działania.

System zarządzania dokumentami (DMS) dla kancelarii

DSX.PL wdraża i konfiguruje systemy DMS dopasowane do profilu kancelarii:

• SharePoint Online / OneDrive for Business — dla kancelarii używających Microsoft 365. Kontrola dostępu per użytkownik, historia wersji, wyszukiwanie pełnotekstowe.
• Dedykowane DMS dla kancelarii (np. iManage, NetDocuments) — dla większych kancelarii wymagających zaawansowanego zarządzania sprawami
• Zaszyfrowany serwer NAS lokalny — dla kancelarii preferujących trzymanie danych wyłącznie on-premise, bez chmury

Szyfrowanie danych kancelarii

• Szyfrowanie dysków (BitLocker / FileVault) — każdy laptop prawnika ma zaszyfrowany dysk. Zagubiony lub ukradziony laptop nie ujawnia żadnych danych klienta.
• Szyfrowanie serwerów i NAS — dane spoczynkowe szyfrowane algorytmem AES-256
• Szyfrowanie kopii zapasowych — backup przechowywany poza kancelarią (chmura, zewnętrzna lokalizacja) jest szyfrowany
• Szyfrowanie komunikacji — VPN między oddziałami kancelarii, szyfrowane e-maile S/MIME

„Przez pięć lat kancelaria używała zwykłego dysku sieciowego bez hasła i bez szyfrowania. Każdy, kto był w tej samej sieci Wi-Fi, mógł potencjalnie podglądać akta. DSX.PL wdrożył bezpieczne środowisko w ciągu jednego dnia — teraz śpię spokojnie." — Adwokat, kancelaria 4-osobowa, Szczecin

Bezpieczna komunikacja z klientami — szyfrowane e-maile i portal klienta

Wysyłanie dokumentów klientów zwykłym, nieszyfrowanym e-mailem przez prawnika to zachowanie budzące poważne wątpliwości z punktu widzenia tajemnicy zawodowej. E-mail bez szyfrowania przechodzi przez wiele serwerów, może być przechwycony i jest przechowywany na serwerach dostawcy poczty — często za granicą.

Opcje bezpiecznej komunikacji wdrażane przez DSX.PL

• Szyfrowanie S/MIME — certyfikaty osobiste dla każdego prawnika i możliwość szyfrowania e-maili end-to-end. Klient musi mieć odpowiednie oprogramowanie, ale jest to najszersza opcja dla dużej liczby klientów.
• Portal klienta kancelarii — dedykowana, zaszyfrowana (HTTPS) platforma, gdzie klient loguje się i wymienia dokumenty z prawnikiem. Żadne dane nie przechodzą przez zewnętrzne serwery e-mail. Wdrażamy gotowe rozwiązania lub integrujemy z systemem kancelarii.
• Bezpieczny Messenger prawniczy — szyfrowane komunikatory klasy enterprise (Wickr, Signal for Business) dla szybkiej komunikacji z klientem bez zostawiania śladów na publicznych serwerach.
• Microsoft Teams z odpowiednią konfiguracją bezpieczeństwa — dedykowane kanały dla klientów, z kontrolą dostępu i retencją danych zgodną z wymogami kancelarii.

Backup danych kancelarii — wymogi prawne i dobra praktyka

Kancelaria prawna jest zobowiązana do przechowywania akt i dokumentów przez określony czas — często 10 lat lub dłużej. Utrata danych wskutek awarii dysku, ransomware lub pożaru biura to nie tylko problem organizacyjny — to potencjalne naruszenie obowiązków zawodowych wobec klientów i organów samorządowych.

Zasada 3-2-1 w kancelarii prawnej

• 3 kopie danych — oryginał + dwie kopie zapasowe
• 2 nośniki — np. serwer lokalny + chmura
• 1 kopia poza siedzibą — chmura zaszyfrowana lub dysk w innej lokalizacji

DSX.PL wdraża i monitoruje system backupu spełniający zasadę 3-2-1, z codziennymi automatycznymi kopiami, szyfrowaniem AES-256 i cotygodniowym testem odtwarzania. Backup, którego nigdy nie testowałeś, może nie działać — to jedno z najpoważniejszych zagrożeń, które regularnie eliminujemy u naszych klientów.

Praca zdalna adwokata i radcy — bezpieczne połączenie VPN

Prawnik pracuje dziś nie tylko w biurze — pojawia się na salach sądowych, u klientów, w domu, w kawiarni. Każde połączenie z systemami kancelarii poza biurem to potencjalne zagrożenie, jeśli nie jest odpowiednio zabezpieczone.

Publiczne sieci Wi-Fi (kawiarnia, sąd, hotel) są niebezpieczne. Połączenie przez nieszyfrowany hotspot do systemu z aktami klientów jest poważnym naruszeniem zasad bezpieczeństwa informacji objętych tajemnicą zawodową.

Co wdrażamy w zakresie bezpiecznej pracy zdalnej

• VPN dla całej kancelarii — szyfrowane połączenie z biurem z każdego miejsca. Prawnicy łączą się z aktami tak samo bezpiecznie jak siedząc przy biurku.
• MFA (weryfikacja dwuskładnikowa) — logowanie do systemów kancelarii wymaga drugiego czynnika (aplikacja Microsoft Authenticator lub klucz U2F). Samo hasło nie wystarczy.
• Zarządzanie urządzeniami mobilnymi (MDM) — kontrola nad laptopami i telefonami prawników: możliwość zdalnego wymazania danych z zagubionego urządzenia.
• Zero Trust Network Access — dla większych kancelarii: każde żądanie dostępu weryfikowane niezależnie, bez zakładania że wewnętrzna sieć jest bezpieczna.
• Szyfrowanie poczty w podróży — automatyczne wymuszanie szyfrowania TLS dla całej poczty wychodzącej kancelarii

Oferta DSX.PL dla kancelarii prawnych i notarialnych

Przygotowaliśmy trzy pakiety dopasowane do wielkości kancelarii. Każdy pakiet uwzględnia specyficzne wymogi tajemnicy zawodowej i obowiązki RODO.