12 000 faktur miesięcznie. Zero przepisywania do SAP.

Klient i wyzwanie

Producent komponentów metalowych dla motoryzacji, 400 pracowników, 3 zakłady produkcyjne, 1 200 dostawców. Dział AP (4 osoby) przepisywał 12 000 faktur miesięcznie do SAP FI/CO ręcznie. Średni czas przetworzenia jednej faktury: 7 minut. Błędy ludzkie kosztowały 40–60 tys. PLN/rok na korektach i odsetkach za opóźnione płatności.

Dodatkowo: zamykanie miesiąca zajmowało 9 dni roboczych, controlling nie miał wglądu do rzeczywistego zobowiązania do końca 10. dnia miesiąca.

Pomiar przed wdrożeniem

• Średni czas AP na fakturę: 7 min (SLA wewnętrzne 5 min — niespełnione)
• Błędy księgowania: 3,8% faktur (456 sztuk/mc)
• Opóźnione płatności z winy AP: 120 tys. PLN/rok odsetek
• Koszt zespołu AP (4 etaty): 380 tys. PLN/rok
• Zamknięcie miesiąca: 9 dni roboczych

Co wdrożyliśmy

DSX System w konfiguracji ERP Connector + OCR, z integracją dwukierunkową do SAP FI/CO przez BAPI. Trzy komponenty:

1. Bramka odbiorcza: inbox mailowy + folder skanów + dwa EDI — wszystko trafia do jednej kolejki.
2. OCR + klasyfikator: rozpoznanie dokumentu, ekstrakcja pól, walidacja NIP w białej liście MF, match z PO.
3. Workflow akceptacji w Fiori: akceptanci dostają push z kwotą; akceptacja w 2 klikach, księgowanie BAPI w SAP.

Tygodniowy harmonogram wdrożenia

1. Tydzień 1

   Audyt procesu AP

   Zmapowaliśmy 14 typów dokumentów przychodzących, 3 kanały (mail, skan, EDI) i 9 ścieżek akceptacji w SAP.

2. Tydzień 2–3

   OCR + klasyfikator

   Wytrenowaliśmy klasyfikator na 6 000 historycznych faktur klienta. Dokładność ekstrakcji 99,2% na polu kwota/NIP/data.

3. Tydzień 4–5

   Integracja z SAP

   Dwukierunkowa integracja BAPI z SAP FI/CO. Automatyczne księgowanie dla faktur zmatchowanych z PO, manualna akceptacja tylko przy rozbieżności.

4. Tydzień 6

   Workflow akceptacji

   Skonfigurowaliśmy workflow w SAP Fiori: akceptanci dostają push z kwotą i PDF. Akceptacja w 2 klikach z telefonu.

5. Tydzień 7

   Go-live + shadowing

   Równoległe działanie starego procesu przez 2 tygodnie. Zero incydentów produkcyjnych, zespół AP przeszedł na pełną automatyzację.

Rezultaty po 6 miesiącach

• Średni czas na fakturę: 42 sekundy (vs 7 min — redukcja 91%)
• Błędy księgowania: 0,3% (vs 3,8% — redukcja 92%)
• Zamknięcie miesiąca: 2 dni robocze (vs 9 — redukcja 78%)
• Odsetki za opóźnione płatności: 8 tys. PLN/rok (vs 120 tys.)
• 3 z 4 osób AP przeszło do analityki finansowej (bez redukcji etatów)
• Controlling ma saldo zobowiązań dostępne live w Power BI

Koszty i ROI

Roczny koszt: 159 000 PLN (105 000 + 12×4 500).
Roczna oszczędność: 280 tys. PLN (redukcja błędów 110 tys. + odsetki 112 tys. + skrócenie closingu 58 tys.).
ROI: 4,5 miesiąca od go-live.

Co dalej

Po 6 miesiącach klient uruchomił z nami drugi moduł — OCR umów zakupowych i klasyfikator e-maili od dostawców. W planie na Q3 2026: voicebot odbierający telefony od dostawców („status płatności FV 12345”). Estymowana dodatkowa oszczędność: 90 tys. PLN/rok.