Obsługa IT dla agencji pracy w Szczecinie

Agencja pracy, agencja zatrudnienia i agencja pracy tymczasowej przetwarza jedne z najbardziej wrażliwych danych osobowych: CV kandydatów, numery PESEL, dane o wykształceniu i historii zatrudnienia, orzeczenia lekarskie BHP, dane o niepełnosprawności. Jednocześnie agencja działa dynamicznie: rekruterzy w terenie, spotkania z kandydatami poza biurem, praca dla wielu klientów biznesowych. DSX obsługuje agencje pracy w Szczecinie i regionie zachodniopomorskim od 2002 roku, rozumiejąc specyficzne wymagania prawne tej branży.

Typowe potrzeby IT agencji pracy

• Niezawodny internet — ATS (Applicant Tracking System), platformy rekrutacyjne (Pracuj.pl, OLX, LinkedIn), systemy kadrowe — wszystkie online
• M365 — poczta dla rekruterów, Teams do wideorozmów z kandydatami, OneDrive dla dokumentów. Archiwum korespondencji z kandydatami i klientami
• RODO danych kandydatów — CV, PESEL, zdjęcia, referencje, orzeczenia lekarskie. Wymagania techniczne: szyfrowanie, kontrola dostępu, polityka retencji (3 lata lub krócej jeśli kandydat nie wyraził zgody)
• Backup bazy kandydatów — baza ATS z kilkoma tysiącami kandydatów to kapitał agencji. Utrata = straty niemożliwe do odtworzenia
• VPN dla rekruterów w terenie — rekruter na spotkaniu z klientem biznesowym potrzebuje dostępu do bazy kandydatów z laptopa lub tabletu
• Bezpieczne wysyłanie CV — CV kandydatów wysyłane do klientów przez szyfrowaną pocztę M365, nie przez prywatne konta Gmail

RODO danych kandydatów

Agencja pracy przetwarza dane osobowe kandydatów na podstawie art. 6 i 9 RODO. Dane o zdrowiu (orzeczenia lekarskie BHP, informacje o niepełnosprawności) to szczególna kategoria art. 9 — najwyższy reżim ochrony.

• Retencja danych kandydatów — bez zgody kandydata dane można przechowywać tylko przez czas rekrutacji. Z zgodą — do 3 lat. DSX wdraża automatyczne przypomnienia i usunięcie po upływie okresu
• Szyfrowanie komputerów i laptopów rekruterów — BitLocker. CV kandydata na skradzionym laptopie = poważne naruszenie RODO
• Kontrola dostępu w ATS — rekruter widzi swoją bazę kandydatów, manager widzi całą agencję. DSX pomaga skonfigurować uprawnienia w popularnych ATS (Traffit, RecruitCRM)
• Bezpieczne wysyłanie CV do klientów — CV wysyłane przez zaszyfrowaną pocztę M365. Nie przez prywatne konta, nie przez WeTransfer
• Polityka zgód — rekruter musi mieć udokumentowaną zgodę kandydata na przetwarzanie danych. DSX integruje formularz zgody z ATS lub M365 Forms
• Umowa powierzenia z DSX — wymagana przez RODO gdy IT ma dostęp do systemu z danymi kandydatów

Microsoft 365 dla agencji zatrudnienia

• Exchange Online — poczta na domenie agencji. Rekruter koresponduje przez @agencja.pl, nie przez prywatny Gmail. Archiwum 50 GB. DMARC/DKIM/SPF — podszywanie się pod agencję blokowane
• Teams do wideorozmów z kandydatami — rekrutacja zdalna to standard. Teams jest w M365, bez dodatkowych opłat. Nagrywanie rozmów (za zgodą kandydata), notatki po rozmowie
• SharePoint — szablony umów, procedury rekrutacyjne, opisy stanowisk. Nowy rekruter dostaje dostęp do wszystkiego w 5 minut
• OneDrive — sync dokumentów na laptopie rekrutera. Oferta dla klienta dostępna offline w samochodzie przed spotkaniem

Backup bazy kandydatów i dokumentacji

• Backup ATS — jeśli agencja używa lokalnego ATS lub bazy Access/Excel, DSX wdraża backup 3-2-1: NAS + szyfrowany cloud
• Backup M365 — zewnętrzny backup (Veeam for M365) poczty i OneDrive. Przypadkowe usunięcie korespondencji z klientem = odtworzenie w kilka minut
• Backup chmurowego ATS — jeśli agencja używa SaaS ATS (Traffit, Bullhorn), DSX konfiguruje regularny eksport danych. Dane z SaaS powinny mieć kopię na wypadek zamknięcia dostawcy

Praca zdalna i VPN

• WireGuard VPN — rekruter na spotkaniu z klientem ma bezpieczny dostęp do zasobów biura: NAS z dokumentami, lokalny ATS, drukarki biurowe
• MFA dla poczty i VPN — skradzione hasło nie wystarczy
• MDM (Intune) — zarządzanie laptopami rekruterów: wymuszone szyfrowanie, hasło, zdalny reset przy kradzieży

Wycena i jak zacząć

SLA i czas reakcji