Obsługa IT dla gabinetów psychologicznych w Szczecinie

Gabinet psychologiczny, psychoterapeutyczny lub psychiatryczny przetwarza dane o szczególnym stopniu wrażliwości — informacje o stanie zdrowia psychicznego, historię traumy, diagnozy, notatki z sesji. Wyciek takich danych to jedno z najpoważniejszych naruszeń RODO, z konsekwencjami prawymi i reputacyjnymi dla gabinetu. Jednocześnie psycholog potrzebuje sprawnego IT: systemu do prowadzenia kart pacjentów, bezpiecznej komunikacji, poczty na własnej domenie. DSX obsługuje gabinety psychologiczne w Szczecinie z pełnym reżimem bezpieczeństwa dla danych zdrowotnych.

Typowe potrzeby IT gabinetu psychologicznego

• Absolutna poufność danych — notatki z sesji, diagnozy, historia leczenia. Dane zdrowia psychicznego objęte art. 9 RODO — szczególna kategoria z najwyższymi wymogami ochrony
• Szyfrowanie każdego urządzenia — komputer, laptop, tablet, telefon służbowy. Kradzież urządzenia = absolutnie zero dostępu do danych
• Bezpieczna poczta — komunikacja z pacjentem wyłącznie przez zaszyfrowany e-mail na własnej domenie. Nie przez Gmail, Messenger, SMS
• Backup kart pacjentów — dokumentacja terapeutyczna przechowywana 20 lat. Zaszyfrowana kopia lokalna i poza gabinetem
• Terapia online — bezpieczne połączenie wideo (Teams, Whereby, platforma terapeutyczna). Internet z failoverem — sesja nie może się przerwać
• Minimalizacja dostępu — system bez zbędnych kont. Psycholog sam zarządza danymi swoich pacjentów

RODO danych zdrowia psychicznego

Dane o stanie zdrowia psychicznego (diagnozy, historia terapii, notatki z sesji) to szczególna kategoria danych osobowych z art. 9 RODO. Obowiązki techniczne są wyższe niż dla zwykłych danych osobowych:

• Szyfrowanie end-to-end — dane szyfrowane zarówno w spoczynku (dysk) jak i w transmisji (poczta, backup w chmurze)
• Kontrola dostępu na poziomie pacjenta — w gabinecie wieloosobowym każdy terapeuta widzi tylko swoich pacjentów. Techniczne wymuszenie, nie tylko polityka
• Minimalizacja danych — DSX pomaga ocenić, jakie dane IT naprawdę musi przetwarzać, żeby obsługiwać gabinet. Mniej danych = mniejsze ryzyko
• Umowa powierzenia z DSX — wymagana przez art. 28 RODO. DSX jako podmiot przetwarzający dane zdrowotne jest zobowiązany prawnie do ich ochrony z pełnymi karami za naruszenie
• Polityka retencji — dokumentacja terapeutyczna 20 lat od ostatniej wizyty. Po tym czasie bezpieczne, certyfikowane usunięcie

Szyfrowanie i kontrola dostępu

• BitLocker (Windows) / FileVault (Mac) — szyfrowanie całego dysku twardego. Bez hasła lub klucza — dane niedostępne nawet po wyjęciu dysku z komputera
• Szyfrowanie NAS — jeśli gabinet używa NAS do przechowywania danych pacjentów, DSX konfiguruje szyfrowanie woluminu. Dostęp tylko po uwierzytelnieniu
• MFA dla wszystkich kont — poczta, system gabinetowy, zdalny dostęp. Skradzione hasło nie wystarczy do zalogowania
• Screen lock — komputer blokuje ekran po 2 minutach bezczynności. Notatki z poprzedniej sesji niewidoczne dla kolejnego pacjenta wchodzącego do poczekalni
• Szyfrowany dysk zewnętrzny — jeśli psycholog ma backup lokalny na dysku zewnętrznym, DSX konfiguruje szyfrowanie AES-256

Backup dokumentacji terapeutycznej

• Szyfrowany backup lokalny — na zaszyfrowanym NAS lub dysku zewnętrznym w gabinecie
• Szyfrowany backup w chmurze — pliki szyfrowane przed wysłaniem do chmury. Dostawca chmury nie ma dostępu do zawartości. DSX używa Backblaze B2 lub Azure Backup z szyfrowaniem klienta
• Automatyczny backup co noc — bez interwencji psychologa
• Izolacja kont dostępu — konto backupu ma uprawnienia tylko do zapisu. Nawet jeśli ransomware przejąłby komputer, nie mógłby usunąć kopii

Bezpieczna komunikacja z pacjentem

Komunikacja psychologa z pacjentem — potwierdzenia wizyt, dokumenty do podpisania, odpowiedzi na pytania — musi być bezpieczna. Dane w wiadomości mogą zawierać informacje o stanie zdrowia.

• Poczta M365 na własnej domenie — Exchange Online z TLS. Lepsza niż Gmail (dane nie są skanowane do reklam), lepsza niż poczta w hostingu (lepsza dostępność i bezpieczeństwo)
• Nie przez Messenger/WhatsApp/SMS — te kanały nie spełniają wymogów RODO dla danych zdrowotnych. DSX konfiguruje pacjentom informację w stopce: preferowany kanał kontaktu to e-mail
• Portal pacjenta (opcjonalnie) — jeśli system gabinetowy ma portal z bezpieczną komunikacją, DSX integruje go z siecią gabinetu

IT dla terapii online

• Niezawodny internet z failoverem — sesja terapii online nie może się urwać w środku. Router dual WAN (główne łącze + LTE/5G) eliminuje przerwy
• Microsoft Teams lub Whereby — szyfrowane połączenia wideo. DSX konfiguruje i testuje połączenie przed pierwszą sesją online
• Dobrej jakości kamera i mikrofon — DSX doradza sprzęt i konfiguruje dla jakości audio/wideo adekwatnej do terapii
• Ciche otoczenie sieciowe — QoS (Quality of Service) na routerze priorytetyzuje połączenie wideo podczas sesji

Wycena i jak zacząć

1. Kontakt — formularz lub +48 570 000 440
2. Bezpłatny audyt — szyfrowanie, backup, RODO, komunikacja
3. Propozycja pakietu — z naciskiem na bezpieczeństwo i poufność
4. Umowa z SLA i NDA — szczególna klauzula dla danych zdrowia psychicznego
5. Onboarding — szyfrowanie dysków, backup, M365, failover internet

SLA i czas reakcji