- DSX obsługuje kancelarie notarialne w Szczecinie — backup aktów, RODO, szyfrowanie, M365, niezawodna sieć
- Akty notarialne i dokumenty klientów to dane wrażliwe (własność, dane osobowe, transakcje finansowe) — wymagają szyfrowania i backupu z długą retencją
- Kancelaria notarialna musi przechowywać dokumenty przez 10 lat — backup musi być niezawodny i weryfikowany
- Reakcja P1 zdalnie w 15 min — gdy system notarialny, internet lub poczta przestają działać
- Koszt dopasowujemy do wielkości kancelarii — wyślij zapytanie o wycenę, odpiszemy w 24h
Kancelaria notarialna przetwarza dokumenty o najwyższej wadze prawnej — akty notarialne, umowy sprzedaży nieruchomości, testamenty, pełnomocnictwa. Utrata tych danych lub ich nieuprawniony dostęp to nie tylko naruszenie RODO — to potencjalna odpowiedzialność zawodowa i karna. Jednocześnie kancelaria potrzebuje sprawnego IT: systemu do redagowania aktów, poczty firmowej, bezpiecznej komunikacji z klientami, archiwum dokumentów. DSX obsługuje kancelarie notarialne w Szczecinie i regionie zachodniopomorskim od 2002 roku z pełnym reżimem bezpieczeństwa adekwatnym do zawodów zaufania publicznego.
Typowe potrzeby IT kancelarii notarialnej
- Backup aktów i dokumentów — akty notarialne, umowy, pełnomocnictwa, rejestry. Przechowywane przez 10 lat (niektóre bezterminowo). Utrata = odpowiedzialność zawodowa
- Szyfrowanie dysków — komputer notariusza i asysten. Dane klientów (PESEL, numery ksiąg wieczystych, transakcje finansowe) chronione przed fizyczną kradzieżą
- Poczta M365 — korespondencja z klientami, sądami, deweloperami, bankami. Archiwum e-maili dostępne latami
- Niezawodny internet — system elektronicznych aktów notarialnych (e-akty), rejestr PESEL, KRZ, KW — wszystkie systemy online. Brak internetu = brak pracy
- RODO — kancelaria przetwarza dane osobowe i finansowe klientów. Obowiązki techniczne wynikające z zawodu zaufania publicznego
- Bezpieczna drukarka — dokumenty notarialne drukowane lokalnie bez wysyłania przez chmurę. DSX konfiguruje drukarki sieciowe bez zewnętrznego cloud printingu
Backup aktów notarialnych i dokumentów
Obowiązek przechowywania dokumentów notarialnych (min. 10 lat, niektóre bezterminowo) nakłada szczególne wymagania na backup:
- Szyfrowany backup lokalny — Synology NAS z szyfrowaniem całego woluminu. Szybkie odtworzenie konkretnego aktu w kilka minut
- Szyfrowany backup w chmurze — dane szyfrowane kluczem klienta przed wysłaniem do chmury. Dostawca chmury nie może odczytać aktów. DSX używa Azure Backup lub Backblaze B2 z szyfrowaniem
- Backup przyrostowy z wersjonowaniem — poprzednie wersje dokumentów dostępne (np. robocze wersje aktów). Przypadkowe nadpisanie = odtworzenie poprzedniej wersji
- Harmonogram retencji backupu — kopie codzienne przez 30 dni, miesięczne przez 12 miesięcy, roczne przez 10 lat. Zgodne z wymogami przechowywania dokumentów notarialnych
- Test recovery co kwartał — DSX weryfikuje odtworzenie. Backup bez testu = backup nieznanej wartości
RODO i bezpieczeństwo danych klientów
Kancelaria notarialna przetwarza dane szczególnie wrażliwe: numery PESEL, dane o własności nieruchomości, wysokości transakcji finansowych, sytuacji rodzinnej klientów. Obowiązki techniczne:
- BitLocker na wszystkich komputerach — szyfrowanie dysku. Kradzież laptopa z kancelarii nie oznacza wycieku danych klientów
- Indywidualne konta pracowników — notariusz i asystenci mają oddzielne konta. Historia dostępu do dokumentów jest logowana
- MFA dla poczty i systemów zewnętrznych — logowanie do e-mail i systemów rejestrowych z drugim czynnikiem
- Polityka czystego biurka — DSX konfiguruje automatyczną blokadę ekranu po 3 minutach. Akt notarialny niewidoczny po odejściu od biurka
- Umowa powierzenia z DSX — wymagana przez RODO, gdy zewnętrzne IT ma dostęp do systemów kancelarii
- DMARC/DKIM/SPF — ochrona domeny kancelarii przed podszywaniem. Klient musi wiedzieć, że e-mail naprawdę pochodzi z kancelarii
Poczta i komunikacja — Microsoft 365
- Exchange Online — poczta na domenie kancelarii. Archiwum korespondencji z klientami i instytucjami. 50 GB skrzynki z filtrem antyspamowym
- Outlook — synchronizacja na komputerze i telefonie. Notariusz na wyjeździe ma pocztę na telefonie
- Teams — komunikacja wewnętrzna między notariuszem a asystentami. Szybki transfer pytań bez wychodzenia z systemu
- OneDrive / SharePoint — szablony aktów, wzory dokumentów, procedury kancelarii dostępne dla uprawnionych pracowników. Kontrola wersji szablonów
DSX przeprowadza migrację poczty z poprzedniego dostawcy na M365 z zachowaniem pełnej historii korespondencji.
Sieć i internet z failoverem
- Router dual WAN — główne łącze + LTE/5G jako zapasowe. System e-aktów, PESEL, KRZ — wszystkie online. Awaria ISP nie blokuje kancelarii
- Sieć segmentowana — komputery kancelarii w oddzielnej sieci od sieci gości (klientów oczekujących z telefonem)
- Drukarka bez cloud printingu — dokumenty notarialne drukowane lokalnie, bez zewnętrznych serwerów pośredniczących
- Monitoring 24/7 — DSX monitoruje dostępność sieci i kluczowych usług
Wycena i jak zacząć
Zapytaj o wycenę dla swojej kancelarii notarialnej
Wypełnij formularz — wrócimy z konkretną propozycją w ciągu 24h. W pakiecie: bezpłatna diagnoza 30 min (backup aktów, szyfrowanie, RODO, sieć).
Wyślij zapytanie o wycenę- Kontakt — formularz lub +48 570 000 440
- Bezpłatny audyt — backup aktów, szyfrowanie, RODO, sieć
- Propozycja pakietu — z BackUp długoterminowym, szyfrowaniem, M365
- Umowa z SLA i NDA — klauzula poufności dla dokumentacji notarialnej
- Onboarding — szyfrowanie dysków, backup, M365. Bez przerwy w pracy kancelarii
SLA i czas reakcji
| Priorytet | Definicja | Reakcja zdalna | Naprawa |
|---|---|---|---|
| P1 | Brak internetu / system e-aktów niedostępny / poczta nie działa | 15 min | 4h |
| P2 | 1 stanowisko offline / drukarka niedostępna / problem z dostępem do dokumentów | 1h | 8h |
| P3 | Wolny komputer / problem z plikami / OneDrive nie synchronizuje | 4h | 24h |
| P4 | Nowe stanowisko / konfiguracja / szkolenie | 24h | 3 dni robocze |
Obsługa IT kancelarii notarialnej w Szczecinie
DSX obsługuje kancelarie notarialne w Szczecinie od 2002 roku. Szyfrowany backup aktów z retencją 10 lat+, szyfrowanie AES-256, RODO dla danych klientów, M365, niezawodny internet z failoverem, helpdesk z gwarantowanym SLA. Reakcja P1 w 15 minut.